Over de klant
InsideOut Cleaning is een snelgroeiend schoonmaakbedrijf dat actief is in zowel de zakelijke als particuliere markt. Met klanten door heel Noord-Brabant kwamen er steeds meer administratieve uitdagingen bij. Een van de grootste knelpunten? Het verwerken en versturen van facturen: een tijdrovend proces dat foutgevoelig was en veel handmatige controle vereiste.
De uitdaging
De financiële administratie van InsideOut Cleaning liep tegen de grenzen van handmatig werk aan. Elke maand moesten facturen worden samengesteld, gecontroleerd en verstuurd. Het team was veel tijd kwijt aan:
-
Data uit verschillende systemen halen (urenregistratie, contracten, tarieven).
-
Handmatig controleren op fouten en afwijkingen.
-
Het opstellen en verzenden van facturen.
Dit leidde tot vertragingen, fouten en frustratie — zowel intern als bij klanten.
Onze oplossing
Aivance ontwikkelde een maatwerk AI-agent die het volledige factureringsproces automatiseert. De agent:
-
Haalt automatisch gegevens op uit de urenregistratie en het CRM-systeem.
-
Controleert deze op afwijkingen (bijvoorbeeld ontbrekende uren of dubbele registratie).
-
Stelt facturen op volgens het juiste format en de afgesproken tarieven.
-
Verstuurd de facturen automatisch per e-mail naar klanten.
-
Houdt een dashboard bij waarop het team de status kan volgen en handmatig kan ingrijpen als nodig.
Daarnaast leert de AI-agent van uitzonderingen: als er bijvoorbeeld een afwijking wordt gemeld door een medewerker, past het systeem zijn controles aan voor de toekomst.
Het resultaat
Binnen twee maanden na implementatie zag InsideOut Cleaning al indrukwekkende resultaten:
75% tijdsbesparing in het factureringsproces.
90% minder fouten in opgestelde facturen.
Snellere betalingstermijnen, doordat facturen sneller en correct bij klanten terechtkwamen.
Hogere tevredenheid bij zowel de financiële administratie als bij klanten.
Het financiële team kan zich nu richten op controle en optimalisatie, in plaats van op handwerk.